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São confiáveis as
informações em sua empresa?
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artigos de
sistemas e CRM -
artigos de vendas
- artigos
de representação
A empresa entregou a
mercadoria ao cliente no endereço errado? O departamento comercial
lhe apresentou números diferentes sobre as vendas de um produto,
região ou período? Emitiram novamente pedidos de vendas a um cliente
que não é bom pagador? É provável que você tenha um sério problema
na qualidade das informações de sua empresa...
Nos últimos anos, a
tecnologia se popularizou no mercado com sistemas de administração
comercial, ferramentas de business intelligence, CRM, etc. No entanto, é
frequente que as informações que alimentam essas ferramentas
indispensáveis para os escritórios de vendas, estejam incompletas,
desatualizadas ou imprecisas. E esta problemática pode ocasionar sérias
falhas e prejuízos na prospecção, registro de ocorrências dos clientes,
nos agendamentos de entrega e até conduzir à tomada de decisões erradas
(Artigo:
a tão sonhada ordem de
compra do cliente).
Por exemplo, não
atualizar as informações de contato do comprador do cliente, podem
fazer perder, num segundo, tudo o conquistado em messes graças aos
duros esforços na negociação comercial com um cliente, porque o
endereço de e-mail ou o fone são diferentes ao da razão social do
cliente.
O seguinte questionário
lhe permitirá identificar possíveis focos de perigo:
•
Tem problemas para achar ou
confirmar alguma informação?:
não sabe quando foi
faturado o pedido, tem dúvidas se a reclamação do cliente foi
solucionada, não sabe quem é comprador do cliente ou não acha o fone
do Gerente de Expedição da Industria? Isto é sintoma de que as
informações não foram registradas num sistema de administração
comercial. Estes problemas costumam sair à luz quando se realiza
alguma entrega errada, quando se vende a um cliente inadimplente,
quando não se envia cópia do pedido ao cliente junto ao da
representada ou quando não se registram as reclamações dos clientes
citando problemas nas entregas ou nos produtos de uma determinada
indústria
(Artigo:
Não é trabalho do
cliente lembrar de você).
•
Quando solicita o resultado
de vendas de um período em três regiões, cada relatório mostra
resultados diferentes?:
numa empresa, é normal
que cada área veja ao cliente de uma maneira diferente. O
departamento de finanças o vê como um número líquido, a área de
faturamento, como um pagador, a de produção como um pedido e a
gerencia como um cliente. No entanto, os diferentes enfoques podem
deteriorar a confiabilidade das informações e conduzir à tomada de
más decisões. Para reduzir este risco, é fundamental que as
diferentes áreas utilizem uma única definição como base para
cruzamento das informações e a geração de resultados e sua
distribuição de reportes para as equipes externas.
•
Erros na expedição e
entrega:
um caminhão quis
entregar produtos no endereço errado ou fora de horário? Isto
costuma ser sintoma de uma inconsistência na rede de informação que
circula entre as diferentes áreas da empresa e suas equipes
comerciais externas. O inventário se confeccionou com uma listagem
feita pelo departamento logístico. No entanto, a área de vendas
dispunha de outros dados e terminou vendendo produtos esgotados ou
fora da previsão de entrega. O resultado: entregaram produtos a um
cliente que não os tinha solicitado, venderam fora das datas
previstas e programadas
(Artigo:
A Importância dos
antecedentes comerciais).
•
Aceitou novamente a um
cliente que não é bom pagador?:
provavelmente, o
departamento financeiro não tenha atualizado a lista de clientes com
atraso ou inadimplentes e se o fez não enviou os reportes a sua
equipe de vendas. O custo do erro não demorará em refletir-se na
tabela de resultados. Quem sabe aqui esteja faltando uma aplicação
que iniba a emissão de pedidos de vendas a clientes com baixo perfil
de cumprimento nas obrigações financeiras, com isso a emissão de
pedidos sempre irá continuar e os erros se perpetuarão.
•
1/3 de um envio da campanha
de marketing foi devolvido?:
este é um dos casos
típicos onde se reflete a má qualidade da informação. Os contatos
podem estar duplicados, ter mudado de endereço e, inclusive, ter
falecido sem que a base de dados tenha atualizado as modificações.
Em definitivo, as informações desatualizadas obstruem as operações,
distorcem a realidade que vêem os diretores e dificultam a tomada de
decisões e nem falar que as entregas das campanhas de marketing se
vêem seriamente afetadas, porque uma percentagem dos clientes não é
avisada da campanha em curso
(Artigo:
communication skills -
destrezas na comunicação).
Assim, toda
empresa deve avaliar a confiabilidade das informações antes de
que se produza uma crise. Depois, poderá implementar um plano
para assegurar que a informação que utiliza para gerenciar o
negócio seja confiável e de qualidade.
artigo recomendado:
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QUANTO VALE SEU NEGÓCIO |
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