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 O
que é uma proposta de negócios?
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artigos de apresentações
-
artigos de vendas
-
ARTIGOS DE REPRESENTAÇÃO
.
Elaborar propostas de
negócios, apresentações de vendas ou contratos de serviços é de grande
importância para o sucesso em toda profissão comercial. Se deseja ganhar
um contrato, ou pretende apresentar seus produtos ou serviços,
seguramente o cliente vai querer receber uma apresentação ou orçamento
de sua empresa, com todas as informações e bem apresentada, com sua logo
nela e todas as informações pertinentes
(Artigo:
Thomas Smith: UMA VEZ NÃO
BASTA).
Existem muitas
perguntas em torno das propostas: existe uma fórmula única para
criar uma?, quão técnica e específica deveria ser?, que deveria
dizer e com que estilo?, Que fazer, que evitar, como adaptar-se a
sua situação particular, por que?
Para entender que é uma
proposta de negócios e como ela pode ser persuasiva, o melhor é começar
por definir o que não é uma proposta:
uma descrição técnica de
um sistema ou máquina, uma descrição dos termos e condições de uma
oferta, um plano de projeto, um contrato.
Todas estas são
necessárias durante as fases de uma negociação, mas em si, não são
propostas de negócios. Uma proposta é uma ferramenta de vendas, não
importa se vendem produtos, serviços, idéias ou projetos, o objetivo da
proposta sempre é o mesmo: persuadir aos clientes de que o apresentado é
a melhor solução a seus problemas de negócios
(Artigo:
Como fazer uma Proposta de
Negócios?)..
Para redigir uma
proposta eficiente, você deve conhecer a diferença entre informar e
persuadir; cada uma tem seu próprio objetivo. Se você escreve um
manual de vendas pra seus vendedores, um livro de ciência, etc.,
você está escrevendo para informar, se dedicará a apresentar os
fatos precisos e claros; se os leitores compreendem tais fatos, você
terá conseguido seu propósito.
Com uma proposta, você vai
mais além dos fatos para interpretar seu significado. Se você convence
ao leitor de que aceite o proposto, e atue em base a isso, você terá
conseguido seu propósito. A escrita informativa é geralmente mais
simples, Então como pode persuadir mediante a escritura? Para
compreender a dinâmica, é de grande ajuda compreender os quatro
elementos da persuasão:
•
Fonte:
é a pessoa que faz a
persuasão. Sem importar o tipo de persuasão, o cliente potencial
deve crer que essa fonte (seja uma pessoa ou uma empresa) é
competente e possui os conhecimentos adequados para resolver a
situação. A fonte também deve ter atrativo; a pessoa deve ver-se
amigável e profissional. Se é uma empresa, seus escritórios devem
estar decorados com gosto e estar impecáveis em todo momento
(Artigo:
A credibilidade do vendedor).
.
•
Mensagem:
o impacto de sua
mensagem depende da receptividade do receptor frente a mesma. Se
você consegue coincidir com as crenças básicas de sua audiência, seu
trabalho vai ser bem mais simples. As crenças são mas consistentes e
menos susceptíveis à mudança do que as atitudes das pessoas. Para
persuadir eficientemente, há que confirmar as crenças e influir
sobre as atitudes. Por exemplo, um cliente crê que é possível
comprar um automóvel novo, sem a necessidade de muito dinheiro em
efetivo
(Artigo:
antes de escrever uma
carta de vendas).
.
•
Canal:
o meio pelo qual sua
mensagem é entregue. Para criar uma proposta, o meio mais certo é o
escrito. No entanto, existem outros meios que servem como
complemento para adicionar mais efetividade. Por exemplo, em caso
que você venda equipamentos, pode enviar uma proposta escrita e um
vídeo de seu produto em ação. Quando você decide o tipo de proposta
que deseja fazer, deve ter em conta como é sua audiência. Por
exemplo, se a pessoa que tomará a decisão final é introvertida e lhe
agrada estudar a informação em detalhe, você deve apresentar-lhe uma
proposta rigorosa, com o mínimo detalhe.
.
•
Receptor:
este é o elemento mais
importante de todos, porque é o receptor a quem você deverá
convencer, identificar suas crenças, mudar suas atitudes, etc. Para
poder persuadi-lo, você deve saber o máximo possível sobre sua
personalidade. Você deve ter em conta esta máxima universal: As
pessoas que se sentem confusas ou incertas tendem a dizer que não,
então deve procurar a clareza e a credibilidade em sua proposta
(Artigo:
Como identificar potenciais compradores?).
Se quer persuadir-me, deve
pensar como penso, sentir meus sentimentos, e falar com minhas palavras.
Estas foram palavras do filósofo Marco Túlio Cícero
(WIKIPÉDIA)
e sugerem que as pessoas normalmente agem segundo seus próprios
interesses. Esta é a essência da persuasão baseada no cliente. A chave
para a persuasão é sair de si mesmo e pôr-se no lugar do cliente. Trate
de responder as perguntas dos clientes, antes de que estas surjam e
depois pergunte-se se tais inquietudes produzem alguma resposta
emocional em seu cliente. Por último, tenha em conta o nível de
esperteza do leitor quando lhe apresente a proposta. Avalie antes se o
cliente está familiarizado com o negócio, e em base a isso evite a
linguagem muito especializada e traduza os conceitos difíceis a uma
linguagem singela
(Artigo:
Como fazer Apresentações
de Vendas).
•
Decisões antes da proposta:
quando
você receba uma solicitação de proposta, deve lê-la com sumo cuidado
e precisa tomar duas decisões antes de começar a trabalhar:
•
Realmente quer
esse trabalho?
•
Quanto esforço é
necessário investir?
•
Análise da proposta:
Escrever uma
boa proposta custa tempo e dinheiro, assim que antes de pensar na
proposta em si deve pensar no que realmente procura com ela.
Pergunte-se:
•
O projeto tem
bases? o cliente tem fundos disponíveis para o mesmo?
•
Tem o cliente
sérias intenções a respeito do projeto, ou está simplesmente
explorando opções?
•
Elaborar a
proposta implica grande quantidade de pesquisa e
desenvolvimento? Requererá grandes investimentos de tempo e
dinheiro?
•
Vão limitar
oportunidades futuras se não faz a proposta?
Se depois
desta análise você decide não continuar com seu plano de
criação da proposta, deve notificar ao cliente para
explicar-lhe a decisão final. Deve deixar claro que ainda
está interessado em satisfazer as futuras necessidades que
eles possam ter.
•
Forme sua equipe:
você precisa
formar uma equipe que elabore a proposta. Assegure-se de incluir os
seguintes papéis:
•
GERENCIAMENTO:
a pessoa
deve ser uma pessoa com iniciativa, que tenha consciência dos
custos, que conte com habilidades comunicativas, destrezas para
negociar e comercializar, e que tenha um entendimento excelente
do produto ou do que se pretende fazer. Suas responsabilidades
incluem:
•
Prestar apoio
na estratégia de desenvolvimento da proposta, formulando uma
solução ou resposta apropriada às necessidades do cliente,
•
Assegurar que
existam as ferramentas técnicas necessárias para a criação
da proposta,
•
Assegurar-se
de que a proposta seja entregue dentro do prazo de tempo
indicado,
•
Coletar e
monitorar os custos e dados,
•
Controlar o
custo do desenvolvimento da proposta.
•
ESCRITA:
a pessoa deve
contar com excelentes habilidades de redação e conhecimentos de
computação. Pode ser um jornalista, marketeiro ou publicitário.
Suas responsabilidades incluem:
•
Ajudar a
determinar as estratégias da proposta,
•
Criar e manter
bases de dados textuais,
•
Editar os
documentos finais.
•
TÉCNICO:
a pessoa
deve contar com excelentes habilidades técnicas e criativas, um
conhecimento total do produto e boas destrezas comunicativas.
Suas responsabilidades:
•
Criar um
desenho conceitual da proposta,
•
Colecionar e
sintetizar desenhos de dados,
•
Calcular os
custos relevantes da proposta.
•
Estratégia da proposta:
desenvolva uma solução para o cliente exatamente como ele precisa e
contando com seus produtos e serviços. Existem perguntas que podem
ajudar-lhe a identificar o melhor enfoque para sua proposta:
•
Qual é o problema
ou necessidade do cliente?
•
Vale a pena
resolver o problema?
•
Quais são as metas
que devem atingir-se para conseguir excelentes resultados?
Isto depende
do tipo de metas que se tenham:
•
Metas de
negócios:
por exemplo, ampliar a
participação do mercado, aumentar a rentabilidade, etc..
•
Metas técnicas:
por
exemplo, automatização de processos intensivos, prover
maior flexibilidade em desenho de sistemas, melhorar a
qualidade mediante o uso de maquinaria automatizada..
•
Metas sociais:
por
exemplo, fomentar a motivação dos empregados,
incrementar o reconhecimento, mudar as atitudes dos
consumidores ou reduzir a rotação do pessoal..
•
Metas pessoais:
assuntos
de carreira e prestígio que possam afetar à pessoa
encarregada da tomada de decisões.
•
Que metas têm
maior prioridade?
•
Que produtos ou
serviços pode oferecer que conseguirão as metas desejadas?
•
Quais são os
resultados que poderiam resultar de cada uma das possíveis
recomendações que lhe oferece ao cliente?
•
Estratégias ganhadoras:
uma
estratégia para uma proposta ganhadora é aquela que responde antes
as necessidades do cliente e capitaliza os esforços que você fez,
minimizando suas debilidades. Você pode escolher entre as seguintes
estratégias:
•
Custo: isto é
sumamente vantajoso se seu cliente está experimentando um
período de declive; sua estratégia pode se enfocar em como pode
melhorar a estrutura de custos das operações, eliminar o
desperdício, automatizar os processos intensivos quanto a
pessoal e maximizar os recursos existentes.
•
Qualidade: ofereça
a maior qualidade possível ou o produto mais confiável a uma
companhia saudável em crescimento, enfatize os ganhos por vendas
ou a produtividade que resulta do investimento.
•
Tecnologia: as
soluções avançadas, inovadoras e auto-enfatizadas atraem às
empresas em crescimento. Trate de enfocar-se na tecnologia, já
que afeta as necessidades práticas como produtividade e
processos.
•
Vantagem
competitiva: escolha esta estratégia para todo tipo de cliente,
desde que sua solução ofereça a melhor mistura de elementos
desejáveis, ofereça aos clientes uma vantagem de participação no
mercado, ou ofereça benefícios únicos e superiores.
Uma vez que
tenha escolhido a estratégia, você pode escolher dar um giro
positivo (que se centre em ganhar: sua solução provê uma
grandiosa vantagem para o cliente) ou um giro negativo
(baseado no medo: você alerta ao cliente de certos problemas
pelos quais você lhe está apresentando a melhor solução). A
melhor forma para abordar a situação dependerá de sua
posição competitiva, do que tem a oferecer e do ponto de
vista da pessoa a cargo da tomada de decisões.
•
Elementos de uma proposta de
negócios:
uma carta de proposta
pode ter entre uma e cinco páginas. O que você escolha para a
saudação, o corpo e o fechamento têm importância relativa. No
entanto, estes 4 elementos são essenciais para que sua proposta
tenha sucesso:
•
A necessidade ou
problema do cliente: vá direto ao assunto e enfoque-se nas
inquietudes do cliente; não desperdice tempo descrevendo o
negócio do cliente.
•
Os benefícios de
resolver o problema ou de satisfazer a necessidade: ao propor o
problema ou necessidade, você suscitou interesse por parte de
seu cliente; agora explique as vantagens de centrar-se em
resolvê-lo.
•
A solução:
descreva o produto ou serviço que está recomendando, explique
como ajuda a satisfazer a necessidade ou a solucionar o problema
do cliente, compare-o com soluções alternativas, e faça uma
recomendação clara e específica para a ação.
•
Os complementos:
mostre ao cliente a proposta por que os benefícios superam os
custos da solução que você propõe, assinale qualquer tipo de
consideração técnica e apresente um cronograma de implementação.
•
Estilo:
O que você tem que
dizer é importante, mas o como o diz é também. Enquanto escreve sua
proposta pense no tom, estilo e organização:
•
Evite utilizar um
tom tedioso, expresse suas idéias de modo amistoso e positivo.
•
Evite os clichês,
trate de empregar idéias originais em vez das frases de sempre.
•
Utilize um
fechamento forte e assertivo, por exemplo enfatizando pontos
importantes da proposta. Depois
poderia sugerir uma ação específica, por exemplo: podemos fazer
uma análise grátis de seus procedimentos de controle de
inventário ao devolver o cartão adjunto ou também fazer-lhes uma
pergunta: com uma economia como esta, como poderiam negar-se a
aceitar? etc.
•
Propostas formais:
em certos
casos, uma proposta formal pode ser mais apropriada do que uma
carta. Considere uma proposta formal se:
•
Planeja utilizar
mais de quatro ou cinco páginas.
•
Propõe uma solução
complicada ou cara.
•
Deve contestar uma
petição de proposta que exige um tom formal.
•
Os elementos das propostas
formais são:
•
Capa e declaração
de confidencialidade: é a introdução formal da oferta de sua
empresa. A capa deve mencionar a solicitação da proposta, com o
nome ou número, e indicar os valores e datas mencionados.
Pode-se incluir uma declaração de confidencialidade e de
direitos do autor; no entanto, leve em consideração que isto
pode conferir um tom negativo quiçá lhe convenha mais colocá-la
numa página separada.
•
Página principal:
aqui se inclui o título da proposta, nome do receptor, nome de
quem a elaborou e data de entrega. Trate de não colocar títulos
demasiado genéricos: “Propostas para a empresa X”, trate de
utilizar um título que descreva um pouco a recomendação ou o
benefício que contribui sua proposta. Por exemplo, “Redução de
custos e ganho de participação de mercado na empresa X”.
•
Índice: isto faz
que sua proposta seja fácil de utilizar.
•
Resumo executivo:
Esta é a parte mais importante do resumo, é a seção que toda
pessoa que tome decisões vai ler, de fato em ocasiões não lêem
senão esta seção.
•
Especificações
técnicas: é importante que coloque a documentação necessária que
fazem de sua proposta um documento sério, que depois poderia
converter-se numa oferta legal.
•
Custos e retorno
sobre investimento: é vital que sempre discuta os custos no
contexto dos benefícios ou do retorno sobre o investimento. Você
deve mencionar o preço da implementação da proposta só depois de
ter discutido as vantagens de sua solução. Uma sugestão:
Mencione o preço em pequenas unidades (exemplo: 3.000 reais
mensais, em lugar de 36.000 reais anuais).
10 perguntas de revisão:
você
deve assegurar-se que este resumo executivo esteja escrito de modo
simples, sem jargão nem detalhes técnicos, centrado nos benefícios
que perceberá a organização. Mantenha esta seção curta. Antes de
entregar sua proposta, deve revisá-la de forma subjetiva e objetiva;
imagine como vai fazer sentir a seu cliente primeiro para depois
revisar seu conteúdo, organização, linguagem, etc. Para ajudar-se,
faça as seguintes perguntas:
•
Os fatos estão bem
apresentados? São precisos?
•
Está bem
sustentada a idéia ou recomendação? utiliza exemplos ou
evidências suficientes?
•
A proposta é
demasiado fraca ou abstrata?
•
Tem demasiados
detalhes? Se pode perceber como um todo?
•
A proposta está
unida? Existe uma só estratégia central?
•
Existem partes
arrumadas com coerência, e com uma seqüência lógica?
•
Existe um
fechamento para cada seção grande?
•
As frases são
claras e legíveis?
•
A escrita está
conforme com a personalidade e experiência da audiência?
•
Revisou que não
tenha erros de gramática, gênero, redação ou quanto a nome,
datas, endereços ou outros detalhes?
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PROF. TOM SANT
AUTOR DO LIVRO: A
LINGUAGEM DO SUCESSO
Artigo
traduzido e publicado pelo Jornal SDR
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